今回は、議事録を作成する時にあれば便利なチェックリストについてです。
議事録作成チェックリスト
1 議事録名称(例:営業会議 議事録) 2 議事録作成日
3 部課名(または担当者名)
4 会議および打ち合わせ概要項目
(a) 目的 (b) 日時 (c) 場所 (d) 出席者
(e) 書記 (f) 配布資料
5 議題
6 議題ごとの責任者
将来活用できる資料にするためのポイントは、基本的な事項の抜けがないことに加えて、① 誰が ②何を ③どのように
の3つ。これらを記録していれば、どのような議論をした(またはしなかった)のかがわかり、意思決定の背景も大よその見当がつきます。それにより、過去の議論を蒸し返して時間がオーバーしたり、せっかく浮かんだアイデアを「すでに出た意見かもしれない」と思いこんで発言しなかったりといった、時間の無駄使いや機会の損失を防げます。
一つずつ積み上げる建設的な会議や打ち合わせは、実は議事録という陰の存在が支えています。チェックリストを利用すると、無駄のない議事録が作成できます。チェックリストを有効に活用して下さい。
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社会保険労務士 楠 木 仁 史